Der Begriff Queue Replenishment Meeting gehört zu Kanban, einer Projektmanagementmethode bzw. Methode der kontinuierlichen Verbesserungen. Im Kanban wird der Arbeitsfluss visualisiert, und zwar auf einem Kanban-Board, wo Aufgaben (in Form von Tickets/Kärtchen) verschiedene Prozesschritte durchlaufen (z.B. Analyse, Entwicklung, Testing, Release). Hierbei gelten je Prozessschritt sogenannte WiP-Limits, heißt: Die Anzahl an bearbeiteten Aufgaben (Work-In-Progress) je Prozesschritt wird begrenzt, um die Durchlaufzeit zu erhöhen und die Arbeitsqualität zu optimieren. Anders formuliert: Es werden nur wenige Aufgaben parallel bearbeitet.
Da WiP-Limits gelten, kann folglich nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben in den Arbeitsprozess eingespeist werden; umso wichtiger ist es zu definieren, welche Aufgaben in den Arbeitsprozess eingespeist werden und in welcher Reihenfolge. Eben diese Entscheidung wird im Queue Replenishment Meeting getroffen. Hier wetteifern die "Auftraggeber" um die Kapazitäten des Kanban-Teams. Hierzu werden Aufgaben gesammelt (Backlog) und dann - nach Auswahl durch das Meeting - in die Input Queue des Kanban-Prozesses übergeben. Häufig gelten für den Backlog Regeln, um den Bewertungsprozess möglichst effizient zu machen, etwa: Backlog-Items älter als 6 Monate werden gelöscht, da hier von einer geringen Relevanz ausgegangen wird.
